生産性ソフトの多くは、色をやさしくしたプロジェクト管理

この分野には予測できる弧がある。ToDo アプリは一覧から始まり、プロジェクトが加わり、共同作業者が加わり、ボードと依存関係と流れが加わり、二年のうちに中に一覧を抱えたプロジェクト管理ツールになる。本当に一覧だけが欲しかった人たちは去る。ソフトがいまやチームと、工程と、その工程についての会議を前提にしているからだ。欲しかったものはずっと小さかった。やることを置く場所、それをいつやるかの見当、そしてやるのにどれだけかかったかの記録。月末に正直に眺められる形の記録。

Super Productivity は無料でオープンソースのアプリケーションで、その線の小さい側に意図的に留まっている。チームのためではなく一人のために作られ、三つを一つのものとして扱う。タスク、それがいつ起きるかを示す予定、そしてそれが起きている間に動いているストップウォッチ。この中に、二人目の利用者がいないと意味をなさないものは何もない。本来もっとありふれていいはずの性質だが、実際には珍しい。

一覧の下にある構造

タスクはプロジェクトに住み、サブタスクに分かれ、両方を横切るタグを帯びる。だから一つの仕事が、あるプロジェクトに属しつつ、「今週見ておくべきもの」の一つでもありうる。各タスクは見積もりを持てて、その見積もりは飾りではない。予定を組む側の入力になるので、見積もりのないタスクは、まずい形で予定に置かれるタスクということになる。繰り返す仕事、つまり毎週の会議、毎月の報告、四半期のリマインダーは、その都度打ち直すのではなく、一度きまりとして定義できる。

そこまでは普通だ。普通でないのは、その次に起きること。アプリは一日に実際どれだけの時間が使えるかを尋ね、収まるタスクで時間軸を埋めていく。順序は利用者が調整できる。これはタイムボックスであって ToDo リストではない。締め切りを上に載せた、区別のない山ではなく、長さを持った区切りの並びになる。一日が実際に持っている形がそれだ。区切りの順序は人が決める。収まるかどうかの算術が、ソフトに残される部分である。

八時間の計画を立てて二時間で終わったことのある人にとって興味深いのは、計画が崩れたときこの時間軸が何をするかだ。長引いた区切りが残りを押し出し、結果として、残りの仕事は夕方までにもう収まらないという、目に見える陳述になる。すべて順調だと黙って示唆する一覧より、はるかに役に立つ。

ストップウォッチが正直な部分

金曜日に書く作業時間表ではなく、タスクに紐づいた時間計測は、別の種類の知識を生む。見積もりと実際の所要時間を並べると、どんな計画にも映らない自分の働き方が見えてくる。ある種類のタスクはいつも見当の三倍かかること、中断は例外ではなく常態であること、あの「二十分のメール」は二十分ではないこと。アプリは二つの数字を並べて持ち続ける。その比較が実際に行われる唯一の方法だ。

一日の終わりには、意志力の問題ではなく専用の機能がある。締めくくりの手順が、何が終わり、何が終わらずに移され、明日がどんな形になるかをまとめる。この儀式は聞こえ以上に値打ちがある。代わりになるのは、途中でやめ、自分がどこにいたかも分からないまま翌朝また始めることであり、それは毎日の最初の一時間を驚くほど食う。

集中には専用の道具が二つあり、意図的に厳格と緩さを兼ねている。良い理由があっても一時停止できない厳格なモードのタイマー、できる緩いモードのタイマー、そして中断されたくなくても中断してくる休憩の促し。タスクがあまりに長く放置されると、アプリはそう告げ、順序を入れ替えるか分割するかを勧める。ほぼすべての場合で正しい助言だ。

仕事がすでにある場所で働く

タスクが自分の頭からではなく課題管理から来る人に向けて、このアプリは一般的なコード管理・チケット管理の基盤につながり、割り当てられた課題を取り込む。だから一覧が、同じ仕事を打ち直す二つ目の場所になることはない。それらのタスクに記録した時間は作業記録に変えられる。記憶から工数を報告することと、記録から報告することの違いがそこにある。

プライバシー。宣伝文句の意味ではなく、具体的な意味で

ここでの具体的な意味はこうだ。このプログラムは完全にオフラインで動き、アカウントを必要とせず、データはローカルに保存する。同期が要る場合は、提供元のサーバーではなく利用者が選んだ保存サービスへ送る。つまりデータは、利用者がすでに関係を持っている場所に置かれる。行動の追跡も、どの機能が使われたかを静かに測る解析の管もない。

これは実際の設計上の選択で、実際の結果を伴う。アプリが利用者の管理しないサーバーでデータを失うことはないという意味であり、同時に、控えを取るのは利用者の責任という意味でもある。タスク一覧を失ったことのある人なら、この取引のどちら側に立っているか分かるはずだ。

限界は、はっきり書く

三つが効いてくる。画面の翻訳はところどころ英語に遅れており、実際の対処は不満を言うことではなく英語に切り替えることになる。モバイル版はウェブ技術で包まれており、これには具体的な帰結がある。アプリが前面に残っていないと背景での計測は当てにならないので、開始して忘れたタイマーは数えていなかったかもしれない。そして、このプログラムは共同作業の道具ではない。共有の作業場所も、割り当て機能も、他人の一日を覗くこともない。それらを必要とするチームは別の製品を必要とし、必要とする度合いに正確に比例して、これを窮屈に感じるだろう。

残るのは、はっきり輪郭のあるものだ。時間を請求する人、時間がどこへ行くのか知りたい人、あるいは一日が何を含むべきか分からないと一日を始められない人のための、個人用の道具。システムではない。道具であり、そのことに正直である。