Das Zeitkonto eines verteilten Teams

Bei verteilter Arbeit ist das schwierigste Konto selten das Geld. Es ist die Zeit. Wer wie viel in welches Projekt gesteckt hat, worauf eine Rechnung von Freiberuflern beruht, ob die Last, die jemand an einem Dienstag traegt, vernuenftig ist oder ein Zeichen dafuer, dass der Plan Fiktion war. Die meisten Teams beantworten solche Fragen aus dem Gedaechtnis und aus einem Chatverlauf, und deshalb kehrt dieselbe Auseinandersetzung jeden Monat wieder. Dieses Werkzeug haelt die Antworten fest, waehrend sie entstehen: der Client zaehlt die Arbeitszeit im Hintergrund, beobachtet Aktivitaet von Tastatur und Maus und notiert, welche Programme und Seiten benutzt wurden. Stundenzettel entstehen von selbst, und Berichte nach Projekt oder nach Person liegen vor, wenn die Rechnung faellig ist.

Fuer Teams, die mit Freiberuflern und nach Stunden abrechnen, ist der letzte Schritt der, der Streit spart. Stunden fliessen direkt in die Lohnabrechnung, sodass keine zweite Runde noetig ist, in der zwei Tabellen um vier Stunden streiten und niemand sagen kann, welche stimmt. Rechtzeitig zu zahlen, mit einer gemeinsamen Grundlage, in die alle sehen koennen, entfernt eine Art von Reibung, die mit der Arbeit selbst nichts zu tun hat.

Transparenz mit einem Mass, das man steuert

Das Erfassen von Daten auf Mitarbeiterseite ist ein heikles Thema, und heikel ist es genau wegen des Masses. Ein Werkzeug, das alles sieht und an eine Fuehrungskraft berichtet, ist Ueberwachung. Ein Werkzeug, das vereinbarte Stunden festhaelt und dieselben Daten an die gemessene Person zurueckgibt, ist ein gemeinsames Messinstrument. Zwischen beiden liegt ein Regler, und dieser Regler ist die ganze Entwurfsfrage.

Das Werkzeug legt den Regler in die Teamrichtlinie. Die Haeufigkeit von Bildschirmaufnahmen ist einstellbar, die Feinheit der Programmerfassung ebenfalls, und ein leichter Modus haelt nur die Dauer fest, ohne Details zu sammeln. Ein Team kann eng beginnen, spaeter Details ergaenzen und aufschreiben, was es entschieden hat. Das ist weniger aus rechtlichen Gruenden wichtig als aus menschlichen: eine Messung, ueber die man vorher informiert wurde, wird akzeptiert; eine, die man entdeckt hat, wird nachgetragen.

Neuere Fassungen legen eine Arbeitsanalyse ueber den reinen Bestand und ziehen aus den gesammelten Stunden Verlaeufe von Projektkosten und davon, wie wirksam gearbeitet wird. Aufmerksam gelesen ist das ein Planungsinstrument und keine Anzeigetafel. Ein Projekt, dessen Kostenkurve steigt, waehrend der Ertrag flach bleibt, sagt etwas ueber den Umfang aus und nicht ueber die Menschen daran, und ein Team, das diesen Unterschied ernst nimmt, gewinnt aus den Zahlen deutlich mehr.

Der erste Monat ist meist der unangenehme. Ein Team, das seine Stunden bisher geschaetzt hat, entdeckt, dass die Schaetzung um einen festen Prozentsatz zu optimistisch war, dass die Besprechungen, die niemand mitgerechnet hat, einen echten Teil der Woche belegen, und dass zwei Personen deutlich mehr Kontextwechsel tragen als die anderen. Nichts davon ist Fehlverhalten. Es ist der normale Abstand zwischen dem, wie Arbeit sich anfuehlt, und dem, was sie gemessen ergibt, und der Wert eines Kontos liegt darin, dass dieser Abstand zu einer Zahl wird, mit der man planen kann, statt zu einem Verdacht, der still hart wird.

Es gibt einen zweiten Effekt, den Teams selten erwarten. Wenn der Bestand fuer die Person sichtbar ist, die ihn erzeugt, hoert das Gespraech ueber die Last auf, persoenlich zu sein. Niemand muss mehr beteuern, beschaeftigt zu sein, die Woche steht auf dem Bildschirm, und die Frage wird, was von der Liste herunter soll. Dieser Wechsel, vom Verteidigen der Anstrengung zu ihrer Verteilung, ist mehr wert als jeder Bericht, den das Werkzeug drucken kann.

Man kann es als Anzeigetafel fuer verteilte Zusammenarbeit sehen: wohin die Zeit ging, wohin das Projektbudget ging, und die Zahlen sprechen zu lassen. Vertrauen ruht auf vereinbarten Regeln statt auf Verdacht, und transparente Daten sind oft genau das, was einem verteilten Team Sicherheit gibt.

Die Grenzen verdienen dieselbe Klarheit. Es passt fuer Teams, die Stundenabrechnung und Projektkostenrechnung brauchen. Fuer gestalterische und forschende Rollen, denen feine Erfassung falsch vorkommt, gibt es genau dafuer den Modus, der nur die Dauer festhaelt, und ihn bewusst zu waehlen ist besser, als still mit der Voreinstellung zu hadern. Freiberufler koennen die kostenlose Fassung als eigenes Kassenbuch nutzen, was ein fairer Weg ist, das Werkzeug zu verstehen, bevor man es anderen vorschlaegt.

Clients gibt es fuer die wichtigen Plattformen, die Anmeldung geschieht auf der Seite, und die bezahlte Stufe waechst mit der Zahl der Plaetze, sodass kleine Teams die ganze Anordnung zum Preis eines Mittagessens testen koennen, bevor sie das Unternehmen darauf festlegen.