Faire des notes de frais un flux

Zoho Expense est une plateforme de gestion des notes de frais destinee aux entreprises et aux equipes. Ce qu'elle change, c'est le chemin que prend une demande. L'ancien chemin etait le papier : garder les recus, les coller sur un formulaire, le remettre, attendre une signature. Ici le salarie saisit et soumet, le responsable verifie et rapproche, et le cote comptable exporte ce dont il a besoin et le passe en ecriture. Outre la version web, une application mobile existe, et c'est elle qui permet de photographier un recu en deplacement plutot que d'en faire une pile a la fin du mois.

Les frais font partie de ces processus que personne n'aime et que chaque organisation mene un peu differemment ; la forme de l'outil compte donc plus que la liste de ses fonctions. Ce dont une equipe a vraiment besoin, c'est d'un releve de qui a depense combien sur quel projet, avec les justificatifs derriere et une validation qui laisse une trace.

Tout commence par un recu

Le traitement des recus est la partie qui fait gagner le plus de temps. Une photo ou un envoi entre, et la reconnaissance de caracteres lit le montant, la date et le commercant et en fait une ligne de depense. La quantite de reconnaissance incluse depend de la formule, et au-dela la saisie se fait a la main. Le travail au-dela des frontieres est prevu aussi : les depenses peuvent etre saisies dans plusieurs devises avec conversion automatique, les distances parcourues se justifient par un releve de position plutot que par une estimation, et les couts se rangent par client et par projet, ce qui rend le calcul de revient possible plus tard.

Ces deux axes, client et projet, sont le trait discret de l'outil. Sans eux, une note de frais n'est qu'un nombre avec une date ; avec eux, elle devient la matiere premiere pour savoir si une affaire a rapporte, question qui arrive d'ordinaire bien apres que les recus ont ete ranges.

Regles, validation et controle

Du cote du controle, des politiques et des plafonds se definissent par service ou par centre de cout et sont verifies automatiquement au moment de la soumission, au lieu d'etre decouverts un mois plus tard en relecture. Le systeme examine aussi les rapports pour reperer les doublons ou les lignes douteuses et conserve une piste d'audit. La validation circule par niveau, par projet ou vers une personne nommee, et budget et depenses reelles se lisent dans la meme vue.

L'editeur annonce des editions pour plusieurs pays conformes aux regles locales sur les taxes et les indemnites, et la prise en charge de plus de dix langues, ce qui compte pour les organisations qui travaillent au-dela des frontieres. Une regle juste dans un pays est souvent fausse dans le voisin, et un outil qui connait la difference epargne a quelqu'un de l'apprendre a ses depens.

Liens et forme des formules

Pour les liens, la plateforme se branche sur la comptabilite, sur les systemes de planification des ressources et sur ceux du personnel, et s'ouvre par une connexion unique, de sorte que les gens utilisent l'identite que leur entreprise delivre deja. Les formules commencent par une offre libre pour 3 utilisateurs au plus, couvrant la lecture des recus, les rapports, les distances et un controle de base ; les formules payantes ouvrent le rapprochement des releves de cartes d'entreprise, des politiques plus fines, la reservation de deplacements et une analyse avancee. Les prix et les contenus appartiennent a la page du moment chez l'editeur, et les nouveaux venus ont d'ordinaire une periode d'essai.

Lues ensemble, les formules decrivent un ordre d'adoption raisonnable. Trois personnes suffisent a faire tourner le processus de bout en bout et a voir ou cela coince ; ce que l'on paie, ce sont les choses qui ne comptent qu'une fois le processus en place et les volumes montes.

Pour une petite equipe qui veut remettre les frais en ordre, les trois places de l'offre libre suffisent a faire demarrer le flux. Le rapprochement des cartes d'entreprise, la maitrise du budget et le lien avec la planification sont les raisons de monter d'un cran. Prix et contenus changent : regardez la page du moment avant de signer.